SP3429-2024, rad. 57858, CSJ-SP, M.P.: Hugo Quintero Bernate.

Durante los periodos 2007-06 y 2009-05-06, la representante legal de una empresa no consignó a la DIAN la suma de $11.171.000 recaudada por concepto de IVA. Por estos hechos, la Fiscalía la acusó del delito de omisión de agente retenedor o recaudador.

El juez de primera instancia absolvió a la acusada, argumentando que las copias simples de las declaraciones bimestrales del impuesto sobre las ventas carecían de la presunción de autenticidad, propia de los documentos públicos originales o copias auténticas. Según el juez, dichos duplicados debían ser acreditados mediante testigos y su autenticidad probada, lo cual no ocurrió. Además, señaló que el sello de la DIAN no confería autenticidad a las copias, ya que únicamente los notarios y jueces tienen facultad para autenticar documentos.

Por su parte, el Tribunal revocó la sentencia absolutoria y condenó a la acusada, al otorgar valor probatorio a las copias. Esto, porque dichas copias eran certificadas, y el artículo 583 del Estatuto Tributario establece que la DIAN debe conservar el original y expedir copias cuando estas sean requeridas en procesos judiciales. Por tanto, la certificación de estas copias constituye en sí misma un documento público que goza de autenticidad y no requiere testigos de acreditación.

Al resolver la impugnación especial, la Corte Suprema de Justicia recordó que el artículo 433 de la Ley 906 de 2004 consagra la regla de mejor evidencia, según la cual, cuando se pretende incorporar un documento como prueba, debe presentarse el original. No obstante, el artículo 434 establece excepciones a esta exigencia, siendo una de ellas los documentos públicos:

“Visto lo anterior, claro resulta que la copia de un documento público es una prueba plenamente válida, pues, por su naturaleza, este tipo de documentales están excluidos de la regla de la mejor evidencia.”

Es cierto que el artículo 429 del Código de Procedimiento Penal permite presentar una copia autenticada solo cuando no es posible traer el original o hacerlo genera un grave perjuicio a su poseedor. Sin embargo, esta limitación aplica únicamente a los casos que se rigen por la regla general del artículo 433 y no a los documentos públicos, que “…siempre podrán presentarse como copias, incluso si no han sido autenticadas.”

En consecuencia, como el artículo 425 del estatuto procesal penal presume la autenticidad de los documentos públicos, esta presunción se extiende a las fotocopias de dichos documentos. Por lo tanto, estas pueden ser incorporadas en el juicio oral con la persona que las recolectó, sin necesidad de citar a quien las elaboró o fotocopió.

Además, las declaraciones tributarias gozan de una regla especial que permite aportarlas en formato de copia. Aunque el sello no constituye propiamente una forma de autenticación, sí certifica que la copia es fiel al original.

Por estas razones, la Sala de Casación Penal mantuvo la condena.

SP3429-2024